Política de tratamiento de datos

ORG-DI-08

CONTROL DE CAMBIOS

CODIGO	VERSION	FECHA	DESCRIPCION CAMBIO	REALIZÓ	REVISÓ	APROBÓ
DI033	V00	01-08-2016	Primera edición	Leida Hernandez (Directora de estrategia y calidad)	Carolina Soto Z. (Líder de Calidad)	Ana María R (Gerente)
ORG-DI-08	V01	Noviembre/2022	Imagen corporativa, recodificación para integrar con el SGI	Silvia Naranjo (Líder del SGI)	Leida Hernández (Líder del SGI)	Ana M. Ramírez (Gerente)
ORG-DI-08	V01	JULIO/2024	Revisión y ajuste a contenido	Diego Collazos (DirectorComercial)	Yeison Ramirez (Director Innovación)	Ana M. Ramírez (Gerente)

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OBJETIVO

COBROACTIVO SAS tiene por objeto social Prestar asesoría en procesos relacionados con el manejo y recaudo de cartera para personas naturales, jurídicas, entidades privadas, públicas a través de vías judiciales y prejudiciales, la celebración de contratos con entidades financieras para la colocación y promoción de productos generales del sector financiero, el manejo y recaudo de cartera de terceros sean personas naturales o jurídicas, el estudio y aprobación de créditos para la financiación de productos o servicios a personas naturales o jurídicas que lo expenden a través de este servicio entre otros servicios.

El presente documento establece las Políticas para el tratamiento de Datos Personales de COBROACTIVO SAS, en cumplimiento de lo dispuesto por la constitución política de Colombia Artículos 15 y 20; Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 que modifica parcialmente artículos de ley 1581 de 2012.

ALCANCE

La presente política se aplicara a nivel corporativo así:

-Representantes Legales y/o accionistas

Directivos
Revisor fiscal
Empleados
Proveedores
Contratistas
Cualquier persona jurídica o natural con la cual COBROACTIVO SAS deba realizar tratamiento de datos

Las determinadas por ley y en general cualquier persona natural o jurídica con la cual COBROACTIVO SAS se relacione y/o involucre para el normal desarrollo de su actividad social de compañía y que ocasione el tratamiento parcial o total de sus datos en lo que se refiera a la recolección, almacenamiento, uso, transmisión y/o cualquier tipo de manejo de información publico, semiprivados, privados o sensibles.

En adelante se denominaran los TITULARES o TITULAR todos los sujetos susceptible de recolección de datos por parte de la compañía.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

El responsable del tratamiento de la información es COBROACTIVO SAS y los datos de contacto son:

Medellín: Calle 10 Sur No. 51 a 55 of 107 Edificio dentro de negocios del Sur

Correo Electronico: servicioalcliente@cobroactivo.com.co

PBX: 4-4483838

DEFINICIONES:

Autorizacion: Consentimiento previo y expreso e informado al titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Información verbal o escrita suministrada al sujeto objeto del tratamiento de datos de sus datos personales, mediante la cual se le informa del manejo que se le va a dar a su información.

Base de Datos: Conjunto de datos personales a los cuales se le debe dar tratamiento por parte de la compañía.

Dato publico: Son los considerados de manejo y conocimiento publico, como profesión, estado civil, su calidad de empleado publico o privado, etc.

Dato Privado: Dato que por su naturaleza intima solo le interesa al titular o su entorno mas cercano. Por ejemplo, creencia religiosa, ideología política, preferencia sexual, etc.

Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza intima, reservada ni publica y cuya divulgación interesa al titular y a cierto grupo de sector o personas. Por ejemplo, datos financieros.

Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso puede general discriminación. Ejemplo, Salud, preferencias sexuales, datos biométricos, entre otros.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación modificación, bloqueo, cancelación, entre otros. Registro Nacional de Base de Datos: Es el directorio nacional de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en Colombia.

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El articulo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece los principios rectores bajo los cuales se deben manejar la y aplicar lo establecido por la Ley.

Principio de Legalidad: El tratamiento de datos debe sujetarse a lo preceptuado por la Ley 1581 de 2012.

Principio de Finalidad: Establece que el Tratamiento solo debe ser para una finalidad legitima y esta debe ser informada al Titular.

Principio de Libertad: Los datos deben ejercerse con consentimiento previo, expreso e informada al titular. Los datos obtenidos no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en caso ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: Los datos de carácter personal recolectados por COBROACTIVO SAS deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan al error.

Principio de Transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento de datos se sujeta a los limites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley y Constitución.

Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Ley, debe manejar e implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento. Cualquier rmodificacion de las normas en materia de seguridad de datos personales por parte del Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales debe ser informado a los titulares.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el manejo del tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información.

4. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que COBROACTIVO recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

4.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias:

El Tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de permitir el adecuado desarrollo de su proceso misional de cobranza prejurídica y jurídica, recuperación de cartera y en general las previstas en el Objeto de esta política. Se consideran las siguientes:

– Visitas a titulares e informes de contacto a clientes por COBROACTIVO. Para este será requerido el uso de diferentes datos personales: nombre, direcciones, información de contacto como número de teléfono fijo – celular y dirección electrónica, actividad laboral e información específica entorno a condiciones económicas del Usuario en su calidad de deudor de las carteras administradas o delegadas por mandato de nuestros clientes, así como otra información relevante encaminadas a facilitar el ejercicio de las actividades propias del objeto de COBROACTIVO. Esta información será recopilada, usada, procesada, compartida, e incorporada en la base de datos de COBROACTIVO y en general su tratamiento tendrá los siguientes fines:

4.1.1. Realizar la gestión de cobranza pre jurídica y/o jurídica de los portafolios asignados por los clientes.

4.1.2. Enviar información o invitaciones a los deudores, para las campañas de normalización de sus obligaciones, esto de forma física, electrónica, mensajes de texto o de voz.

4.1.3. Actualizar los datos personales de titulares, a través de diferentes actividades como la consulta en bases de datos públicas y referenciación de terceras personas o de forma directa con los mismos.

4.1.4. Compartir la información de forma segura con terceros o aliados estratégicos que prestan sus servicios a COBROACTIVO y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información, tales como: proveedores de mensajería, profesionales del derecho que colaboran con COBROACTIVO en el desarrollo de su objeto social, auxiliares de la justicia, etc. En todo caso, esas entidades y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.

4.2. En relación con la operación de COBROACTIVO

Se garantizará dar cumplimiento a los deberes legales principalmente en materia legal, comerciales, y demás:

4.2.1. Recurso Humano:

El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación de relación laboral de todo el personal que desarrolle su labor en la organización.

4.2.2. Proveedores y Contratistas de COBROACTIVO:

El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que COBROACTIVO requiera para su funcionamiento. 4.2.3 Hojas de Vida potenciales

Para la selección de personal la empresa se apoya en las páginas web de Bolsas de empleo virtual, de las cuales descarga exclusivamente las hojas de vida que cumplen con el perfil requerido y que serán vinculas al proceso de selección; también llegan de menera directa a correos de la compañía.

4.2.5 Información de visitantes

Requerida para dejar constancia de la persona que visita las instalaciones de la empresa, facilitando el control en términos de seguridad para la persona y para la compañía.

4.3 Seguridad: video grabación de seguridad

Para dar cumplimiento a las políticas de seguridad establecidas en la compañía y el control de la operación en términos del cumplimiento de las funciones, COBROACTIVO cuenta con un circuito cerrado de cámaras las cuales generan grabaciones de uso exclusivo de la compañía, esta información es tratada con normas internas de acceso y disponibilidad de la misma.

4.4 Calidad: grabación de las llamadas

Cobroactivo realiza grabaciones de audio a la gestión realizada a los titulares de las carteras que administra, actividad que además de velar por la calidad del servicio que presta en su recuperación de cartera, contribuye con la seguridad de la información y tratamiento de los datos, cumpliendo además con disposiciones de la Superintendencia Financiera.

5. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

COBROACTIVO SAS no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento.

5.1. EXCEPCIONES AL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

5.1.1. Que el titular haya dado expresa autorización a COBROACTIVO con excepción de requerimiento judicial.

5.1.2. Que el Tratamiento se requiera por interés único del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

5.1.3. Que el Tratamiento se requiera para la defensa, reconocimiento o ejercicio de un derecho en un proceso judicial.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

6.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COBROACTIVO SAS como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COBROACTIVO como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

6.3. Ser informado por COBROACTIVO como responsable y encargado del tratamiento de sus datos previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información personal del Titular.

6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

6.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

6.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Para que el Titular ejerza sus derechos podrá contactarse con COBROACTIVO SAS por comunicación escrita a servicioalcliente@cobroactivo.com.co o dirigirla a la Calle 10 sur 51 a 55 Of. 107 en la ciudad de Medellín.

La comunicación deberá ser clara y contener la solicitud clara del requerimiento a la compañía del derecho que se pretenda hacer valer de correcccion, modificación, supresión o lo que corresponda.

7. DERECHOS DE LOS NIÑOS NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolecentes esta prohibido excepto cuando se trate de datos de naturaleza publica y cuando dicho tratamiento sea en cumplimiento de los siguientes requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de los derechos fundamentales.

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, para el caso de COBROACTIVO esto serán necesarios para la vinculación de los menores a la seguridad Social y actividades de bienestar laboral.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por la Superintendencia Financiera de Colombia en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. SUMINISTRO DE LA INFORMACION

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos conforme a requisición del Titular. La información debe ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y conforme a los datos que se tengan en la base.

11. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR

En COBROACTIVO, cuando se requiera solicitar datos a un Titular, se le informara de manera clara y expresa lo siguiente:

El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. 12. PERSONAS A LAS QUE SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACION a. A los Titulares
A las entidades publicas, administrativas en su ejercicio de las funciones legales o por orden judicial.
A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

13. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

13.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas

Data

13.2. Solicitar y Conservar, en las condiciones previstas `por la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular

13.3 Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección, y los derechos que le asisten en virtud de la solicitud otorgada

13.4 Conservar la información bajo las condiciones necesarias de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

13.5 Garantizar que la información que se suministre sea verás, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

13.6 Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

13.7 Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado

13.8 Suministrar al encargado, según sea el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

13.9 Exigir al encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

13.10 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Ley

13.11 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial para la atención de consultas y reclamos.

13.12 Informar al encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

13.13 Informar a solicitud del Titular sobre el uso de los datos dados

13.14 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

13.15 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir con los siguientes deberes, sin contravía de los establecidos por la Ley presente y los que rigan su actividad.

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos del a presente Ley.
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consults y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados por l Ley.
Adoptar un manual interno interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en tramite” en la forma en que se regula la presente ley.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dto personal.
Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuado se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular puede utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

Correo electrónico habeas.data@cobroactivo.com.co

Para el caso relacionado con empleados activos, personal retirado o en proceso de selección:

Página

sayra.martinez@cobroactivo.com.co

16. AMBITO DE APLICACIÓN

La presente política aplica a partir de su publicación y difusión a todos los empleados, colaboradores, contratistas, proveedores y cualquier persona natural y/o jurídica que tenga acceso a información, a los sistemas, procesos y equipos utilziado dentro de CORBOACTIVO SAS.

La presente política se actualiza con fecha de cinco (5) de agosto de 2024 y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas por COBROACTIVO.